Podpis kwalifikowany – elektroniczna wersja podpisu osobistego

Cyfryzacja pracy urzędów oraz możliwość załatwienia wielu formalności bez wychodzenia z domu sprawiły, że na znaczeniu zyskały rozwiązania elektroniczne, pozwalające na weryfikację tożsamości. Jednym z nich jest podpis kwalifikowany.

1. Jak działa podpis kwalifikowany?
2. Zalety kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest traktowany na równi z podpisem osobistym, dlatego można się nim posługiwać nie tylko w kontaktach z administracją publiczną, ale również z bankami, innymi instytucjami finansowymi lub kontrahentami firmy. E-podpis wykorzystują więc prezesi spółek, księgowi, osoby z działów kadr i płac, a także handlowcy lub przedstawiciele firm, którzy podpisują oficjalne dokumenty, a także osoby, dla których Profil Zaufany to za mało.

Jak działa podpis kwalifikowany?

Kwalifikowanym podpisem elektronicznym nazywa się zestaw danych, dzięki którym możliwa jest identyfikacja osoby składającej podpis bez jej fizycznej obecności. Potwierdzeniem autentyczności takiego podpisu jest certyfikat kwalifikowany, wydawany przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Zanim jednak właściciel kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie mógł się nim posługiwać, musi przejść proces weryfikacji u jednego z wydawców, np. w firmie Netvet z Wrocławia, z której ofertą można się zapoznać na stronie https://netvet.pl/. Pracownik firmy jest zobowiązany do osobistego zweryfikowania tożsamości klienta, dlatego jeden raz klient musi udać się do biura firmy lub umówić na wizytę jej przedstawiciela w domu.

Aby podpisać dokument wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny, trzeba dysponować kartą z zakodowanym podpisem i odpowiednim czytnikiem, który podłącza się do komputera, najczęściej przez port USB. Niektóre podpisy dostępne są w formie klasycznego pendrive. Na stacji roboczej powinna być zainstalowana aplikacja umożliwiająca korzystanie z podpisu i wymuszająca potwierdzenie złożenia podpisu hasłem. Jeśli przejdzie ono weryfikację z wynikiem pozytywnym, dokument zostanie podpisany. 

Zalety kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny zastępujący odręczny podpis to zaawansowane technologicznie rozwiązanie, które w prosty sposób można wykorzystać dla własnej wygody i korzyści. Obecnie, aby przesłać deklarację podatkową, np. VAT 7M czy PIT 11 do urzędu skarbowego, nie trzeba wychodzić z domu. Dokumenty podpisuje się podpisem elektronicznym i wysyła do US. Dokumenty z podpisem kwalifikowanym są traktowane na równi z tymi, na których złożono podpis własnoręczny. Jak powszechnie wiadomo, podpisanie się na dokumencie za inną osobę jest przestępstwem, dlatego jeden podpis kwalifikowany powinien służyć tylko jego właścicielowi – nie należy go nikomu udostępniać. Za pomocą takiego podpisu można podpisać nie tylko sprawozdanie finansowe czy deklaracje podatkowe lub pakiet deklaracji ZUS, ale również pisma procesowe lub oferty handlowe. Pozwala on też na zawieranie umów na odległość, co jest szczególnie ważne dla osób prowadzących działalność gospodarczą. O innych możliwościach wykorzystania podpisu kwalifikowanego można przeczytać na https://netvet.pl/kategoria/podpis-elektroniczny/.

Niestety nie jest to rozwiązanie bez wad. Podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym wymaga inwestycji w zestaw z czytnikiem oraz regularne, odpłatne przedłużanie ważności certyfikatu kwalifikowanego. Jest to jednak niewielka cena za wygodę, jaką przynosi używanie e-podpisu – wie o tym każdy, kto każdego dnia wykorzystuje go do uwierzytelniania firmowych lub osobistych dokumentów.

Artykuł sponsorowany